Monteynard
à votre service
CAPTURER / CLASSER
La première étape d’un processus documentaire se situe au niveau de la capture de l’information documentaire sous toutes ses formes : papier, fichier. Souvent, l'archivage avant mise sous GED présente une multitude de documents divers comportant des erreurs d'archivage. Leurs libellés ne sont pas toujours très explicites. Pour pallier à cette problématique, il est nécessaire de bien définir au préalable ce qui doit être capturé par un cahier des charges, suivi en pratique d'une analyse des documents par l'archiviste. Nos recherche peuvent porter alors sur l'ensemble du périmètre définit par le client, mais aussi :
> Dans l'ensemble de vos serveurs d'archivage en vrac,
> Dans les organisations et auprès des personnels,
> Sur la véracité des informations avec la réalité du terrain (visite sur site),
INDEXER / NOMMER
Cette capture s’accompagne du classement avec indexation :
> Indexation manuelle : les index sont saisis à l’écran,
> Indexation par lecture de code barre : lu directement sur le document ou sur des étiquettes,
> Indexation par lecture automatique de zones prédéfinies : si la structure des documents est connue,
> Indexation totalement automatique par lecture sémantique de documents.
RECHERCHER
C’est la fonction principale de la GED, il s’agit d’être capable de trouver le document recherché, dans sa bonne version, sans être submergé par une quantité inutile d’autres documents. La recherche peut s'effectuer par plusieurs méthodes :
> Recherche sur index de classement,
> Recherche sur le plan de classement,
> Recherche texte.
DEMATERIALISER / ARCHIVER
La dématérialisation consiste à transformer des supports d’informations matériels (principalement des documents papier) en fichiers informatiques. Autre possibilité, plus conventionnelle, le document est directement importé sous forme numérique puis archivé. Dans tous les cas de figures, nous nous adaptons au modèle souhaité par le client en prenant soin de minimiser la taille des fichiers en fonction de la qualité recherchée.
